2006.11.25
こんにちは。先日お知らせしました、InternetWeek2006の本番（登録受付中ですので、是非！）まであと1週間となりました。今日はイベントの本番前にしていることで、「会場との最終打ち合わせ」についてお話したいと思います。

イベントをするには会場（場所）がなくてはできません。どの会場でも実施日の1-2週間前に必ず打ち合わせにいくことになります。このInternetWeek2006は、期間が4日間で予想来場者数が5000名、使用会場数は20余りと非常に大きなイベントです。まずは上の画像のように「会場使用計画表」を作成して、「A会場の利用時間は○時〜○時」という借り上げ時間の確認作業を全会場分行います。

ここで注意したいのが、借り上げ時間と実際のイベントの時間の差異です。例えば9時から17時まで会場を借り上げた場合、会場に入れるのは9時からになります。クライアントの皆さんはここをよく勘違いされるのですが、準備と撤収という時間も借り上げ時間の中に含まなくてはいけません。ですから9時からイベントを開催したい場合は、9時から借りていてはだめで、準備時間を想定した時間から借り上げる必要があるのです。

クライアントの方に「数分くらいなら目をつぶってくれますよね？」とよく聞かれますが、借りた時間、きっかりに開錠される施設はたくさんありますし、東京の有名な会議場は、開錠施錠の時間が電子管理されており、まったく嘘がつけません。「ご利用は計画的に」とクライアントの方にはいつも説明している次第です。



話が少しそれましたが、利用時間の確認が終わると、今度はプログラム毎の細かい確認作業に入ります。どんな確認作業かというと、以下の通りです。

１．客席レイアウトを確認する。
２．マイクやスクリーンなどの基本機材を確認する。
３．パソコンなどの持ち込み機材を確認する。
４．録音/収録などの音響照明機材を確認する。
５．同時通訳ブース/看板などの設営機材を確認する。
６．インターネット回線など通信機材を確認する。

といったハード面を上記画像にある「会場レイアウト図」を見ながら１会場づつ確認していくのです。
そして、それが終わると、今度は部屋毎のプログラム（進行台本など）を照らし合わせながら、進行の確認を１つ１つ行っています。全部の確認が終わるのに下手すると1日かかったりすることもあるのです。

まさに、私たちの仕事は、確認にはじまり、確認に終わる。これに尽きます。

これを見て面倒だと思った方は、この業界は無理ですね、うーん残念。。。でもよく考えてください。どの仕事もそうではないでしょうか？失敗が許されないから、より慎重になるわけです。例えば華やかに見えるテレビ業界。たった5分の番組でも、綿密な打ち合わせをし、下見をして、何回もリハーサルをして、そしてようやく本番。本番まで費やした労力は相当なものです。以前にも書きましたが、自分たちの思い通りに進行したりすると、とても気持ちのいいものなのです。だからみんな頑張れる。極端にいえば、100点か0点しかないのが、私たちの仕事だと思っていますから。

面倒な部分もありますけど、達成感を得られる仕事に就けてよかったといつも思っています。

ではよい週末を！！